Давление пилота: перевод HR на электронный документооборот просят продлить - «Бизнес»

Эксперимент по переходу на цифровой кадровый документооборот, который должен был завершиться 31 марта, продлят на четыре месяца — до конца июля 2021 года. Об этом говорится в докладе Минтруда о предварительных итогах его проведения (есть в распоряжении «Известий»). Такое решение было принято, так как в ходе пилота бизнес столкнулся с рядом существенных проблем. В их числе сложности с процедурой увольнения, невозможность привлекать кадровых специалистов на аутсорсе и сохранять юридическую значимость электронных документов.

Ряд препятствий

Пилотный проект по переводу кадрового документооборота в электронный вид стартовал в России 1 апреля 2020 года. Главными его целями назывались отработка механизмов ведения трудовых отношений в цифровой форме, а также подготовка предложений по корректировке соответствующего законодательства. До 30 ноября в эксперименте принимал участие 171 работодатель, а с декабря их число увеличилось до 381. Главным образом это крупные предприятия в сферах торговли, права и бухучета, совокупное число их сотрудников составляет 932 тыс. человек. При переходе на электронный документооборот большинство из них (58%) задействовали собственную информационную систему, а по 21% — портал «Работа в России» и оба вида систем.

В конце января в Минтруде подвели промежуточные итоги эксперимента, «Известия» ознакомились с докладом ведомства. И хотя цифровой документооборот оказался востребованным у бизнеса, а также действенным с точки зрения сокращения издержек, министерство фактически признало, что отработать технологию, которая позволит сделать проект массовым, не удалось.

Был выявлен ряд существенных проблем. Например, ход эксперимента осложнило отсутствие единых форматов электронных кадровых документов — организациям приходилось создавать их самостоятельно.

Не было и правил хранения таких данных, поэтому компании должны были сами обеспечивать систему, которая бы фиксировала наличие в электронном документе метки, подтверждающей легитимность электронных подписей, а также не давала возможности вносить правки в уже подписанные файлы.

Кроме того, тормозом выступило и отсутствие регулирования по сохранению юридической значимости документа, когда срок действия сертификата электронного ключа, которым он был подписан, уже истек.

«Эти проблемы выступают серьезным препятствием на пути внедрения эффективного электронного кадрового документооборота, так как работодатель может столкнуться с ситуацией, при которой не сможет подтвердить юридическую значимость подписанного документа», — отмечается в докладе.

Кроме того, ряд сложностей был связан с порталом «Работа в России». Оказалось, что он не предлагает понятный механизм увольнения сотрудника — функционал предусматривает только прием на работу и ведение текущей документации. Кроме того, ресурс не дает возможности разделять полномочия кадровых менеджеров в зависимости от должности и подключать персонал на аутсорсе.

В связи с этим Минтруд счел целесообразным продлить действие эксперимента до 31 июля и дать компаниям возможность продолжить вести электронный кадровый документооборот и после его окончания. Эти меры позволят скорректировать возникшие трудности, уверены в ведомстве.

В Минтруде «Известиям» заявили, что эксперимент проводится именно для того, чтобы с помощью пилотных организаций выявить возможные сложности.

— Сегодня мы видим перед собой два блока задач: проведение технологических доработок, в том числе в системе «Работа в России», а также внесение правок в Трудовой кодекс, чтобы дать компаниям обеспечить «бесшовный» переход от экспериментального ведения кадрового документооборота в электронном виде к постоянному ведению кадровых дел в таком формате, — заявили в ведомстве.

Риски и возможности

В условиях удаленной работы электронный документооборот максимально комфортен для всех вовлеченных в трудовые отношения, а кроме того, он позволяет сократить сроки подписания документов, отметила юрист HeadHunter Татьяна Нечаева. Она рассказала, что компания выступает одним из участников эксперимента и высоко оценивает его ход. Однако пространство для улучшения все-таки есть.

— Из направлений, которые следовало бы доработать в государственной системе, — этапы визирования документов. Например, в случае если сотрудник хочет пойти в отпуск, он подписывает заявление и отправляет на визирование своему руководителю, и только потом подписанный документ попадает в кадровую службу работодателя, — предложила она.

При этом основной риск, по мнению эксперта, связан с переносом архива документов из системы Минтруда в системы компаний по завершении эксперимента или при принятии решения об использовании внутрикорпоративной площадки. Пока нет понимания, как это сделать.

Татьяна Нечаева добавила, что эксперимент однозначно стоит продлить. Это нужно, чтобы у работодателей была возможность «бесшовного» перехода на электронный документооборот в дальнейшем: пока законодательство разрешает это только при взаимодействии с дистанционными работниками.

В условиях четвертой промышленной революции цифровизация захватывает все сферы жизни, кадровые документы — не исключение, отметил директор Центра конъюнктурных исследований НИУ ВШЭ Георгий Остапкович. За переводом трудовых отношений в цифру — будущее HR-cферы, и все нововведения, связанные с этим, можно оценивать только позитивно. Впрочем, чтобы внедрить такую цифровизацию на всей территории России, понадобится время: пока это реальность только крупных городов, констатировал эксперт. О неготовности многих россиян к подобным изменениям говорит тот факт, что больше половины наших сограждан отказались переходить на электронные трудовые книжки, резюмировал он.