Электронный документооборот: почему компаниям и ИП стоит освоить ЭДО уже сейчас? - «Бизнес»

Что ждет ЭДО в ближайшие годы? Цифры и планы.

25 декабря 2020 года утверждена «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности», разработанная Управлением электронного документооборота ФНС совместно с бизнес-сообществом.

О чем именно этот документ и к чему готовиться бизнесу, рассмотрим в этой статье.

Немного статистики

Еще недавно электронный документооборот считался прерогативой крупных компаний с собственной IT-инфраструктурой и проектными командами по внедрению. Маркировка товаров привела к тому, что к ЭДО начали подключаться представители малого и среднего бизнеса, но доля электронных документов среди миллиардного документооборота составляет всего 9%. И это с учетом того, что электронный документооборот в стране в последние годы стабильно увеличивается на 30% в год.

Среди причин, по которым предприниматели не желают использовать электронный документооборот в ходе исследования при разработке концепции были названы следующие причины:

- отсутствие очевидной экономической выгоды

- технические сложности и нехватка квалифицированных кадров

- нежелание контрагентов переходить на ЭДО

- отсутствие электронных форматов для многих документов и единых правил работы с ними.

10 новых документов

По последнему пункту в тексте концепции есть четкие ответы. В список документов, форматы которых будут разработаны и формализованы в ближайшие годы вошли:

- Договор (заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт

- Акт сверки
- Транспортная и расходная накладные

- Ценовая спецификация

- Заказ и подтверждение заказа
- Счет на оплату

- Документы, оформляемые при возврате товара
- Претензия

- КС-2 (Акт приёмки работ в строительстве)

- КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ в строительстве).

Форматы

Будет создан единый стандарт разработки форматов документов на основе метаданных. Это позволит, с одной стороны, унифицировать обязательные реквизиты и обеспечить автоматическую считываемость, а с другой – даст возможность составителю документа добавлять свою информацию, необходимую для работы.

Кроме того, предполагается, что все электронные документы будут иметь визуальную форму, и открыть такой документ для просмотра можно будет стандартными офисными средствами. Сейчас электронный документ в визуализированной форме можно просматривать только в специализированных системах.

Унифицированные правила обмена

Сейчас основную массу электронных документов составляют электронные счета-фактуры. Порядок их выставления, получения и подписания утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174Н.

Согласно концепции, унифицированные правила обмена будут разработаны и для остальных видов электронных документов. Текущие правила работы с электронными счетами-фактурами тоже изменятся.

Хранение электронных документов

Вопрос о том, как и где хранить электронные документы волнует пользователей уже давно. Например, тот же приказ № 174 ответственность за хранение электронных счетов-фактур возлагает на стороны ее подписавшие. Но далеко не у всех пользователей ЭДО есть возможность создать у себя полноценный электронный архив.

В ближайшее время обязанность хранения документов перейдет к оператору электронного документооборота или иной организации, которая будет иметь на это право.

Трансграничный ЭДО

Еще одна сложная тема, которая волнует бизнес. Концепция предлагает начать работу по международному взаимодействию с введения доверенной третьей стороны для проверки электронной подписи и использования документов в формате поставщиков.

По всей видимости, первые эксперименты по внедрению международного ЭДО будут проходить в рамках уже действующих соглашений между странами ЕАЭС.

Возможные выгоды

При таком централизованном подходе к развитию ЭДО, плюсы от внедрения электронного документооборота увеличиваются. На сайте ФНС есть сервис, позволяющий рассчитать эффективность внедрения ЭДО для компании с любым количеством документов.

Те, кто уже сейчас используют электронный документооборот отмечают, что сделки проходят быстрее, документы не дублируются, их легко найти и предъявить по требованию контролирующих органов, снижаются затраты на печать и пересылку оригиналов.

Перевод в формализованный электронный вид ещё целого ряда документов поможет сократить количество ошибок из-за «человеческого фактора», увеличить скорость поступления новых данных в учётные системы, минимизировать налоговые риски.

К чему готовиться

Целевые цифры концепции серьезные.

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

Из этого следует, что большинству организаций и ИП придется освоить электронный документооборот уже в ближайшие годы. И хотя переход всего бизнеса на ЭДО будет постепенным, задуматься об этом стоит уже сейчас.

Как показал опыт реформы ККТ, в выигрыше окажется тот, кто заранее изучит рынок и выберет удобное решение надежного оператора.

Например, оператор электронного документооборота компания «Такском» предлагает сразу несколько решений ЭДО для разных сегментов бизнеса. Это Такском-Файлер – простой и удобный онлайн-кабинет для тех, у кого не слишком много документов. Станция Сканирования – комплексный продукт для автоматизации работы с документами при работе с маркированными товарам и 1С-Такском – модуль ЭДО, встроенный в современные решения программы 1С.