Как разговаривать с сотрудниками в сложные времена - «Бизнес»

Четыре совета, которые помогут выстроить внутренние коммуникации, когда вокруг нестабильная обстановка.

Все мы оказались в новой реальности, когда дни проходят в перелистывании ленты новостей. В такой обстановке сложно справлять с эмоциями и сосредоточиться на работе. Хочу поделиться, как мы выстраиваем диалог с сотрудниками в период масштабной тревоги.

1. Открытость и честность

На внутренние коммуникации во время сложных ситуаций ложится дополнительная нагрузка, поскольку у сотрудников появляется большое количество вопросов – от глобальных до насущных. Людей интересует – как компания будет развиваться дальше, сохранит ли численность персонала, какова стратегия, где оформить карту «Мир», как справляться с тревогой и так далее.

Отмалчиваться нельзя, верное решение тут – честно и открыто делиться информацией, делать это на регулярной основе. Поэтому мы запустили внутри информационную кампанию, каждый день делимся актуальными сведениями и отвечаем на вопросы. Иначе велика вероятность, что сотрудники пойдут за ответами в Интернет и могут получить там недостоверную информацию.

Нужно действовать и реагировать оперативно, так как ситуация меняется каждый час. Поэтому наша команда внутренних коммуникаций всегда начеку, мы постоянно мониторим новости, отслеживая все изменения, следим за комментариями в соцсетях для понимания, что волнует персонал в данный момент. Цель – выстроить диалог с сотрудниками таким образом, чтобы они ориентировались на компанию, как на достоверный и надежный источник информации, не сомневались, доверяли нам.

2. Разные каналы связи

Очень не советуем ограничиваться одним каналом связи. Для примера, у нас в компании работает более 260 тыс. человек, это сотрудники магазинов, распределительных центров и офиса. Для каждой группы нужно выбрать свой канал коммуникации, для розницы и логистики – публикации в собственном мобильном приложении компании «Моя работа», посты в соцсетях (ВК, Одноклассники, Яндекс Дзен), для офиса – email-рассылки. Конечно, мы дублируем важную информацию везде, но, тем не менее, стоит учитывать особенности целевой аудитории.

Кроме того, мы регулярно делимся новостями по теме на корпоративном портале, где также запустили и постоянно обновляем отдельную страницу с ответами на тему, как работает бизнес в текущей ситуации. Ответы классифицированы по подгруппам: общие вопросы, HR, проекты и продукты, IT, транспортное сообщение, удаленная работа, психологическая поддержка и так далее.

У нас работает оперативный штаб, который анализирует возникающие риски, – экономические, технологические, связанные с персоналом и другие. Вся поступающая информация также публикуется на портале, куда может зайти любой сотрудник и уточнить данные о текущей ситуации, стратегии, поддержке бизнеса, безопасности, организационном развитии.

3. Участие топ-менеджмента

Для участия в коммуникационной кампании мы привлекаем топ-менеджмент. Задача руководителей в этот период – быть рядом, поддерживать сотрудников, разъяснять непонятные моменты, делиться новостями, обозначать путь, по которому движется компания. Мы сделали видеозапись интервью с генеральным директором, который ответил на волнующие сотрудников вопросы (с помощью внутренней системы опросов мы собрали 4200 вопросов и выбрали из них 15 наиболее повторяющихся, на остальные ответят руководители в регионах), и провели прямую HR-линию, где директор по персоналу онлайн также ответила на вопросы сотрудников.

Подобные мероприятия запланированы и на региональном уровне, так как компания расположена в более чем 4 тыс. населенных пунктов – от Иркутска до Калининграда, от Мурманска до Ростова-на-Дону. То, что сейчас волнует людей в южных регионах, может быть не так актуально для тех, кто живет в Сибири, и наоборот.

4. Психологическая поддержка

Конечно, в коммуникацию с сотрудниками важно встраивать и психологическую помощь. Большинство людей сейчас находятся в растерянности, не могут принимать рациональные решения, сосредоточиться на работе. Эмоциональное благополучие персонала – это вложение в эффективность и дальнейшее развитие компании.

Мы выпускаем статьи, где рассказываем, как справляться с тревогой и стрессом, проводим вебинары с профессиональными психологами с последующим размещением записей на портале, чтобы люди могли в любой момент возвращаться к видео. Кроме того, для персонала розницы и логистики доступен сервис телемедицины, с помощью которого они могут записаться к психологу онлайн. Для сотрудников офисов консультации психолога (очные и дистанционные) включены в ДМС.

Резюмируя, что необходимо делать компаниям для общения с сотрудниками, когда ситуация вокруг нестабильна:

1. Выстаивать диалог, честно и открыто рассказывать о планах бизнеса, оперативно реагировать на изменения, становиться проверенным и надежным источником информации.

2. Использовать все доступные каналы коммуникации, ориентируясь на особенности целевой аудитории.

3. Привлекать для коммуникации топ-менеджмент, давать оперативную обратную связь.

4. Заботиться об эмоциональном состоянии сотрудников, способствовать оказанию, в том числе, и профессиональной психологической помощи.