8 ошибок в онлайн-переговорах, из-за которых вы проигрываете - «Бизнес»

В чем особенности виртуальной бизнес-встречи, и как произвести нужное впечатление через экран?

Сейчас время перемен в культуре делового общения. Если раньше все серьезные вопросы решились на личной встрече, то теперь обычным делом стали переговоры онлайн. В широком смысле они включают в себя и переписку, и аудио-разговор и видеовстречу. При этом каждый следующий вариант эффективнее предыдущего. Аудиоформат лучше, чем переписка, потому что он включает голос, а через интонацию можно передать свое состояние и воздействовать на оппонента эмоционально.

И все же, по сравнению с визуальным восприятием, все эти варианты кажутся ограниченными. Идеальная встреча – живая. Но поскольку мы часто находимся далеко друг от друга, то лучшая замена личному присутствию – видеовстреча. В ней есть больше способов произвести впечатление: обстановка, внешний вид, мимика, жесты, позы. Другими словами можно использовать невербальные приемы.

Человек – живое эмоциональное существо. Когда мы сидим около компьютера, у нас нет ощущения присутствия собеседника, мы видим лишь изображение по пояс. И наша задача – создать своими силами живую атмосферу. Для этого важно сделать акцент на легкости, непосредственности, открытости, использовать невербальные приемы, эмоции, комплименты. Постараться чтобы было меньше напряжения с вашей стороны и больше добродушного конструктивного настроя. И, конечно, учесть самые распространенные ошибки, чтобы их не совершать.

1. Страх и нежелание общаться по видео

Кто-то пытается все вопросы решить по переписке или голосовыми сообщениями. Кажется, что это быстрее, удобнее и не отвлекает от других дел. Но переписка – это самый бедный канал общения. Он лишен эмоций, невербалики. Есть только «сухие» слова.

Бояться видео – это большая ошибка. Такая виртуальная встреча на порядок эффективнее, чем аудио-разговор. Точно так же, как и личная встреча эффективнее телефонного созвона. Поэтому, по возможности, лучше оставить текстовый формат только для уточнения деталей и решения текущих рабочих вопросов.

2. Плохая подготовка

Тщательно готовиться к переговорам – значит, обеспечить 80% успеха. Большой разницы с оффлайн-форматом здесь нет, подготовка включает несколько этапов:

- Четко поставить и прописать цели. Незаписанная цель – несуществующая. А на виртуальной встрече еще сложнее удерживать цель в голове, чем при личном общении.

- Предположить интересы собеседника: какое предложение он хочет услышать, какие результаты хочет получить.

- Подготовить ценное предложение. Здесь идеально подходит фраза Дейла Карнеги: «Отдай собеседнику то, что ему нужно, и он отдаст тебе все, что угодно». Хорошо подумайте и нащупайте такое решение, которое будет удовлетворять и вашим интересам, и интересам оппонента. Дело это не легкое, но оно того стоит.

- Построить аргументацию. Какое бы чудесное не было предложение, нужно его подкрепить доводами. Желательно использовать 5-7 хороших аргументов. Причем они должны затрагивать боли собеседника, показывать, как ваш продукт поможет решить его проблему, а не вашу.

- Подумать о времени встречи и обстановке. Выбрать нужное место с хорошим освещением, подумать о внешнем виде.

Количество этапов и глубина подготовки зависит от сложности переговоров, от отношения с оппонентом, от цены сделки и других факторов.

3. Пренебрежение окружающей обстановкой

Часто этим грешат даже очень серьезные предприниматели на заключении крупных контрактов. Люди уверены, что если встреча происходит онлайн, то выйти на связь можно из любого места в любой обстановке. У кого-то на фоне оказывается кухня, видно раковину с грязной посудой или составленные кастрюли, у кого-то в кадре разбросанные по комнате вещи, а кто-то и вовсе ведет переговоры из чулана со слабым освещением.

Все это снижает значимость и серьезность собеседника в глазах оппонента. Важно постараться, чтобы картинка была соответствующая: порядок, минимум лишних деталей, возможно, книжные полки, стена, ненавязчивый элемент декора.

Если найти подходящее место не получается, есть другой вариант – заставка. Некоторые приложения имеют в арсенале такой инструмент. Например, вы можете выбрать на фон фирменный баннер с логотипом вашей компании.

4. Пренебрежение внешним видом

Если вы находитесь дома, это не значит, что вести деловые переговоры можно в мятой футболке и шортах. Лучшее решение – одеться как на деловую встречу. Причем полностью, даже подобрать соответствующую обувь. Да, ее не видно на экране, но она влияет на восприятие. Вы начинаете чувствовать себя иначе, вы уверены и настроены на деловое общение. И собеседник это мгновенно считывает.

5. Неуверенность

Если вы чувствуете, что вам не хватает психологической устойчивости, лучше выделите дополнительное время на подготовку. Спросите себя, чего именно вы боитесь, в чем не уверены, а потом постарайтесь закрыть эти вопросы и удовлетворить свои потребности.

Уверенность в себе – это главное качество, которое нужно развивать, если вы ведете переговоры.

6. Неумение задавать вопросы и слушать

У неопытных переговорщиков есть убеждение, что в первую очередь нужно подробно рассказать свою идею, продвинуть аргументы и т. д. На самом же деле, золотое соотношение: 30% времени говорить, 70% слушать. Так вы можете лучше понять собеседника и показать,что вам интересна его точка зрения.

Важно аккуратно, но точно и конкретно задавать вопросы, чтобы направлять переговоры в определенную сторону. Побеждает всегда тот, кто умеет слушать, замечать детали и задавать правильные вопросы.

7. Сразу переходить к делу

Никогда не переходите к обсуждению условий сотрудничества и другим деловым вопросам с первых минут разговора. Особенно это важно на онлайн-встрече. До нас собеседник разговаривал с кем-то еще, занимался своими делами, о чем-то думал. И, несмотря на то, что он вышел на связь, мысленно он может оставаться очень далеко.

Поэтому сначала нужно завоевать доверие, помочь расслабиться, переключиться на настоящий момент. Для этого можно использовать такие инструменты как комплимент, улыбка, «разговор о погоде» – небольшая беседа о текущих событиях или окружающей обстановке.

8. Показывать свою нужду в условиях сделки

Нужда – это острая потребность, которой мы хотим добиться на переговорах. Например, когда предпринимателю необходима более низкая цена или быстрые сроки поставки. Когда мы нуждаемся в какой-то выгоде со стороны оппонента, последний автоматически встает в сильную позицию, ведь он знает ваше слабое место. Поэтому подобные острые проблемы лучше закрывать самостоятельно заранее, до начала переговоров.

Путь к успеху в переговорах всегда лежит через интересы собеседника. Для того чтобы заключать сделки на лучших условиях, важно быть наблюдательным к мелочам, тщательно готовиться к переговорам и показать оппоненту, как ваше предложение поможет решить его задачи. В финале и вы, и собеседник должны быть искренне убеждены, что достигнутая договоренность выгодна.

Онлайн-переговоры – это тоже деловая встреча. К ним нужно готовиться не меньше, а возможно, даже больше, чем к личному общению. Основные составляющие успеха – это подобающий внешний вид, пунктуальность, четкая цель, доброжелательность и внимание к оппоненту.