Как начинающим посуточникам избежать распространённых ошибок - «Риэлторские технологии»

Опыт агентства «Две Подушки»

Агентство посуточной сдачи квартир «Две Подушки»

город Вологда

на рынке с 2016 года

около 20 сотрудников

90 квартир

годовой оборот 37–39 млн рублей

Алексей Иванов

Основатель агентства

За пять лет моё агентство выросло с 5 до 90 объектов. За это время я столкнулся со многими проблемами, характерными для посуточного бизнеса: лишняя бумажная работа, упущенная прибыль, опасность кассового разрыва. В этой статье я расскажу о сложностях, которые мне удалось преодолеть, и о проблеме, решением которой я занимаюсь прямо сейчас.

Для начала кратко расскажу, как я работаю. Половина квартир находится в субаренде, половина — в управлении. За квартиры в субаренде я плачу собственнику фиксированную сумму в месяц и всю прибыль забираю себе. За квартиры в управлении мы с владельцем делим выручку пополам. Новые объекты я стараюсь брать в управление, потому что для меня это выгоднее и удобнее. Теперь, когда понятен контекст моего бизнеса, перейдём к ошибкам.

Ошибка 1. Готовить для собственников излишне подробный отчёт

Раньше я фиксировал в отчёте все расходы на квартиру, какие только были. Это занимало довольно много времени и выглядело так:

1. Я подводил итог по месячной выручке и заносил эту цифру в таблицу.

2. Запрашивал у собственника, сколько он заплатил за коммунальные услуги. Кто-то присылал чеки сразу, других же приходилось ждать и тормошить.

3. Считал оплату администратора. Она была сдельной и зависела от количества забронированных дней.

4. Аналогично считал оплату горничных: умножал стоимость уборки на их количество. В течение месяца в квартире убирались разные сотрудники, и у всех были свои расценки, поэтому приходилось тщательно высчитывать итоговые затраты.

5. Проверял по чекам, был ли в квартире мелкий ремонт, например починка стиральной машины. Докупали ли что-то для оснащения: посуду, постельное бельё, фен. Добавлял эти суммы в общие расходы.

6. Оставшиеся деньги делил пополам между собой и собственником.

Чтобы уменьшить время на бумажную работу, я упростил процесс. Сейчас я вычитаю из выручки только некоторые расходы, которые хочу разделить с собственником, например комиссию сервиса бронирования. После этого делю выручку на две части и отдаю собственнику его прибыль. Он со своих денег оплачивает коммуналку и ремонт — я к этому отношения не имею. А я со своей части выдаю зарплату сотрудникам и оплачиваю рекламу. Если раньше составление отчёта могло затянуться не несколько недель, то теперь я трачу не больше пяти минут.

Ошибка 2. Забывать о некоторых расходах и не делить их с собственником

Были такие ситуации, когда с заселения мне почти ничего не оставалась, а собственник получал в разы больше. Я заметил этот промах, когда анализировал убыточные объекты. Бывало так: приходит бронирование с Booking на 2 000 ₽, и я сразу делю эти деньги между собой и собственником: 1 000 ₽ отдаю ему и 1 000 ₽ — себе. Затем из своей выручки я оплачиваю комиссию сервиса 400 ₽, ещё 300 ₽ плачу за уборку и стирку белья. В итоге собственник получает 1 000 ₽ прибыли, а я — всего 300 ₽.

Когда я заметил это, стал сначала вычитать из выручки затраты на сервис бронирования, а оставшуюся сумму распределять между собой и владельцем квартиры. Потом я понял, что разделить с собственником можно и затраты на мелкий ремонт: раньше я чинил смеситель за свой счёт, а сейчас мы делим расходы. Работы проводит мой сотрудник, а материалы оплачивает хозяин квартиры.

Ошибка 3. Считать прибыльность бизнеса без учёта упущенной выгоды

Если квартира приносит доход, это ещё не значит, что нельзя использовать её более выгодно. Чтобы оценить прибыль, я сравниваю доход от посуточной аренды с предполагаемым доходом от длительной аренды. Так я понимаю, эффективно ли распоряжаюсь квартирой.

Вот пример. Мой доход от посуточной аренды квартиры после вычета всех расходов составляет 10 000 ₽ в месяц. Длительная аренда этой квартиры может стоить 30 000 ₽ в месяц. Из них мне досталось бы 15 000 ₽ — на 5 000 больше, чем при посуточной аренде, причём без лишних хлопот и затрат на работу администратора, горничных и рекламный бюджет. Получается, что эта квартира ежемесячно забирает у бизнеса 5 000 ₽ и отнимает много сил.

Ошибка 4. Считать фактически полученные деньги заработком за текущий месяц

Бывают ситуации, когда гость заехал, например, 20 сентября, заплатил 20 тысяч рублей, выехал 10 октября. Некоторые посуточники считают 20 тысяч рублей заработком за сентябрь, но это неправильно. Если считать так, то может казаться, что в одном месяце квартира забронирована на 150%, что в реальности невозможно, а в другом — на 50%. С такими данными тяжело принимать решения о дальнейших действиях и легко пропустить момент, когда потребуется увеличить рекламный бюджет для притока бронирований или, наоборот, приостановить рекламу, потому что все даты заняты.

Итоговый заработок стоит считать по отчёту о прибыли и убытках, который составляется по факту оказания услуг. То есть 20 тысяч в примере распределяются на 2 месяца: 10 — на сентябрь и 10 — на октябрь. Только так будет видна реальная прибыльность квартир.

Ошибка 5. Не платить себе зарплату

Есть предприниматели, которые сами убирают квартиры или показывают объекты гостю. Они тратят на эту работу несколько часов в день, но не платят себе зарплату. Из-за этого прибыль компании кажется больше, чем на самом деле.

Такая иллюзия станет проблемой, когда предпринимателю понадобится нанять на эту работу сотрудника — в расходах компании такая статья окажется не предусмотрена. Кажется, что проблема невелика: когда понадобится такая статья, тогда можно её добавить. Но на самом деле подобные мелочи мешают видеть реальную ситуацию в бизнесе, а значит, мешают принимать правильные решения.

Ошибка 6. Масштабировать бизнес, работая по субаренде

Каждая новая квартира в субаренду требует вложений в авансовую оплату этой аренды. Чем больше объектов посуточник открывает по субаренде, тем меньше прибыли получает в эти месяцы. И при неосмотрительном отношении к финансам это увеличивает вероятность наступления кассового разрыва. В погоне за ростом можно вложить в новый объект средства, предназначенные на оплату по обязательствам, или свои дивиденды.

Чтобы начать масштабироваться, лучше переходить на модель управления. Более подробно я рассказываю об этом в статье «Почему управление лучше субаренды: опыт посуточного агентства „Две подушки“».

Итог: как справиться со сложностями посуточного бизнеса

1. Не делайте лишнюю работу: будь то слишком подробный отчёт для собственника или сложный расчёт зарплаты сотрудников. Чтобы увидеть поглотители времени, в течение месяца записывайте задачи и потраченное на них время. Самые долгие процессы попробуйте оптимизировать, а повторяющиеся действия — автоматизировать или сократить.

2. Составьте список расходов по каждой квартире. Он покажет реальную прибыль от каждого объекта и поможет заметить расходы, которые можно разделить с собственником или переложить на него полностью.

3. Считайте прибыльность квартиры в сравнении с доходом от длительной аренды. Объект может работать в плюс при посуточной сдаче, но приносить более высокую прибыль при долгосрочной. В этом случае ищите способ увеличить прибыль от посуточной аренды или заселяйте жильцов на длительный срок.

4. Относите выручку квартиры к тому месяцу, в котором оказана услуга, а не получена оплата. Так вы будете видеть, как реально обстоят дела с прибыльностью каждой квартиры, и сможете вовремя скорректировать её продвижение.

5. Платите себе зарплату. Если вы выполняете обязанности администратора или сервис-менеджера, зарплата должна быть начислена так, как вы платили бы другому человеку. Это пригодится, когда вы решите нанять на это место отдельного сотрудника — в компании уже будет предусмотрена такая статья расходов. Да и свой труд в любом случае не нужно обесценивать: пусть будет небольшая, но заслуженная оплата.

6. Контролируйте кассовые разрывы. Такая опасность есть, если вы работаете по субаренде и открываете новые квартиры. Прежде чем брать в аренду новые объекты, посчитайте, сколько оборотных средств вам нужно на начало каждого месяца, и убедитесь, что они у вас действительно есть.