12 советов, как провести онлайн-встречу эффективно - «Бизнес»

Эта шпаргалка поможет грамотно организовать командную встречу, вебинар, дискуссию, конференцию или другое мероприятие в виртуальном формате.

Итак, вы в эфире. В рамках приветственного слова обозначьте еще раз тему собрания, круг участников и цель, которая должна быть достигнута. Попробуйте также сформулировать ценность и значимость мероприятия для участников и организации в целом. И постарайтесь учитывать нижеизложенные советы, чтобы виртуальная встреча прошла комфортно для слушателей и ведущих.

1. Придерживайтесь тайминга

Ознакомьте коллег с планом. Старайтесь по ходу встречи придерживаться своего «тайминга». Когда видите, что обсуждение затягивается, нужно свернуть дискуссию. Как вариант, предложить отдельно собраться по данному вопросу по причине его особой важности.

2. Дайте слово каждому участнику

В начале встречи полезно будет дать слово каждому участнику. Достаточно короткого сообщения от каждого. Например, вынося на повестку дня определенную тему, можно опросить сотрудников, сталкивались ли они когда-либо с подобным. Можно просто попросить поделиться самым интересным или важным событием за последнюю неделю. Это поможет сразу включить участников в процесс.

3. Используйте чат для обратной связи

Во время совещания можно использовать чат для обратной связи, небольших опросов, дабы не забивать эфир голосовыми комментариями. Однако следите, чтоб совещание не перешло в чат – не упустите внимание аудитории. Участники могут увлечься перепиской и выключиться из повестки.

4. Предупредите о том, что молчание = согласие

Предупредите собеседников, что их молчание в обсуждении вариантов действий по важным вопросам будет автоматически трактоваться как согласие с решением, предложенным ведущим. Не имеет значения, промолчал ли сотрудник, кивнул или отвлекся на важный звонок и выпал из дискуссии. Однако это правило не распространяется на процесс назначения задач в рамках плана дальнейших мероприятий. Категорически не рекомендуется «нарезать» план действий для отсутствующих. В идеале, задачи и сроки сотрудник назначает для себя сам, в соответствии с общей схемой. Если у участника возникают технические неполадки, он должен по возможности оповестить об этом, например, посредством сотовой связи.

5. Говорите отчетливо и громко

Держите темп речи медленнее, чем при обычном разговоре. В рамках публичных выступлений мы неосознанно ускоряемся, потому есть смысл искусственно себя притормозить, чтоб говорить естественно и убедительно. Речитатив уместен на рэп-баттлах.

6. Избегайте вязких споров и повышенных тонов

Не позволяйте втягивать себя в вязкие споры, обсуждения на повышенных тонах. Особенно, если это не относится напрямую к повестке собрания. Потеряете время и будете бледно выглядеть в глазах участников. Даже если вы на 100% правы, даже если вы в итоге одержали победу в споре, ваш имидж неминуемо пострадает, когда рабочая встреча превратится в базарную ругань. Мягко, но уверенно продемонстрируйте, что совещание ведется именно вами и, в конечном итоге, вы определяете, что и как долго будет обсуждаться в отведенное время.

При этом не рекомендуется слепо идти по плану. Если при обсуждении аудитория наткнулась на важный вопрос, имеющий отношение к теме, не нужно отметать его в сторону, как не входящий в первоначальный план совещания. Вы ведь заложили запас времени на форс-мажоры?

7. Визуальный контакт

Перед совещанием убедитесь, что у всех участников есть веб-камеры. Заранее предупредите, что планируете использовать двухстороннюю видеосвязь. При наличии «картинки» эффект от мероприятия будет гораздо выше. Полагаю, нет смысла распространяться о «визуалах» и «аудиалах» среди нас. Видеосвязь помогает вовлечению участников и повышает уровень дисциплины – не получится отключить микрофон и заняться другими, пусть и безусловно важными/срочными делами.

8. Диалог

Вовлекайте участников в дискуссию. Когда видите, что сотрудник не проявляет активности, задавайте адресные вопросы. Смело «переходите на личности»: «Федор Михайлович, вы, как автор диссертации о применении теории струн в вопросах изучения миграции Sturnus vulgaris (Скворец обыкновенный), на какие опережающие экономические показатели рекомендуете обратить внимание?». При желании можно заранее составить список таких вопросов. Если участники поймут, что обратиться могут к каждому, волей-неволей будут прислушиваться к происходящему.

9. Используйте me-we-us метод

Для масштабных презентаций, когда сложно вовлечь большую аудиторию в дискуссию, уместен метод me-we-us. Разделите сотрудников на несколько групп по 3-7 человек, чтобы каждый мог участвовать в обсуждении. Дискуссии проводятся параллельно, в разных «виртуальных комнатах». Подобная функция представлена в популярных приложениях для онлайн-совещаний. Во время параллельных обсуждений у вас есть возможность подключаться к группам. Таким образом, вы убеждаетесь, что дискуссия идет в нужном направлении, все члены команды активны, и при необходимости вносите корректировки или пояснения в процесс.

«Расшаривайте» электронные документы, которые можно редактировать в совместном доступе. В этом случае участники видят активность других команд в общем тексте, что мотивирует к более активным действиям. После параллельных обсуждений все возвращаются в общее совещание, и модераторы команд (их нужно обозначить заранее) докладывают о результатах. Обязательное правило: включение камеры модераторами во время выступления. Для первого обсуждения лучше выбрать ведущих из числа опытных сотрудников, задав планку для работы в группах. При последующих сессиях обязательно миксуйте команды и назначайте новых модераторов.

10. Кросс-функциональные обсуждения

В группу для обсуждения по возможности включайте сотрудников из разных подразделений. Так процесс разбора вопроса будет интереснее, а выводы – качественнее.

11. Фиксируйте принятые решения в процессе совещания

Оптимальный вариант – сразу составлять календарный план действий с указанием ответственных лиц, который вы по окончании рассылаете непосредственным участникам, а также сотрудникам, обозначенным в плане в качестве исполнителей, и другим заинтересованным лицам. Однако избегайте предоставления общего доступа к протоколу встречи и плану действий, когда сотрудники имеют возможность корректировать задачи, сроки и любые другие записи. Либо выкладывайте в общий доступ документы, защищенные от редактирования.

12. В завершение встречи

Определите дату следующей встречи или серии встреч, если подобные обсуждения должны происходить на регулярной основе. Дайте возможность участникам поделиться своими выводами, впечатлениями о встрече и планами работы в направлении, стоящем на повестке дня. Последнее слово остается за ведущим, который подводит общий итог встречи, подчеркивает ключевые моменты, благодарит участников за активную работу и обозначает направление дальнейшего движения по данной теме.

******

В целом, если рассматривать онлайн-конференции как рабочий инструмент для регулярного использования, имеет смысл разработать короткую процедуру, назвав ее, например, «Этика онлайн-коммуникаций». Тогда правила игры будут прозрачны для всех сотрудников, и встречи станут еще результативнее.

При должной организации онлайн-встречи могут не уступать по эффективности, а порой и превосходить традиционные кабинетные совещания. С точки же зрения географического и численного охвата аудитории, а также «бюджетности» мероприятия – им нет равных.