Личная бюрократия: что это такое, зачем нужна и как вести - «Бизнес»

Данных стало слишком много, чтобы полагаться исключительно на память. Почему все нужно записывать?

Долгое время меня поражал разрыв в функциональности между корпоративными IT-решениями и продуктами для простых людей. Потом понял, почему так происходит.

Отношение пользователей личных систем планирования и учета похоже на студентов бесконечных курсов «Научим чему угодно за 2 недели». Это чистый самообман. Конечно, люди хотят разложить все по полочкам, следовать заветам GTD (Get Things Done) и прочим здравым методикам.

Только скучно и неудобно записывать каждое свое движение, вести учетки в свободное время, будто на работе. Поэтому в точности как на иллюзорном обучении сервисы дают возможность легко (ключевое слово) создавать видимость порядка.

Например, многие банки и внешние приложения позволяют автоматически разносить платежи по неким типовым видам расходов. Типа бюджетирование. Только в чем смысл такой аналитики? Человек не откажется от аренды жилья или приобретения продуктов. Тут вообще ни слова о планировании, чисто созерцательный подход.

Еще хуже, что управлять рубрикатором обычно не дозволяется, либо это сложно и неудобно. Детализация оставляет желать лучшего, картина рисуется крупными мазками. Особенно комично выглядят серьезные диаграммы по единичным покупкам. Просто система не знает об остальных трансакциях и не учитывает их.

Что же делать, да и стоит ли возиться? Может правда оставить статистику и аналитику на работе?

Что стоит записывать

Вообще-то лучше все записывать и систематизировать. Все без исключений. Потому что человеческая память несовершенна.

Кроме того, со всей этой автоматизацией нас уже почти отучили считать в уме. Не все помнят наизусть даже собственный номер телефона, тем более близких, друзей, коллег. Грамматику правит автокорректор, про любимых блогеров напоминают ленты контента. И так во всем.

Наивно думать, что современный человек может запоминать даже актуальное. Уже стало поговоркой: «Раз не помнишь, значит неважно». Но при таком подходе наше личное информационное поле сокращается до пугающе маленькой полянки. В конечном счете это ведет к потере проактивности. О внешних датах, платежах, событиях и фактах напомнят снаружи. Все то, что входит в чужую сферу интересов, действительно не потеряется. Придет напоминание на почту или в мессенджер, позвонят, назначат встречу.

А как же наши собственные идеи, мечты, планы? Они в зоне риска. И не только они, вообще все, чем мы занимаемся и, главное, хотим заниматься.

Кроме того, без нормирования сложно угадать с резервами, а любые проекты превращаются в лотерею. Поэтому вопрос не в том, нужно ли считать и записывать. Исключительно как это делать удобнее и точнее. На этот счет есть старомодное, чисто бумерское мнение.

Добрый старый офлайн

Выражение «деньги любят тишину» сейчас без смеха вслух не прочитаешь. Все же на виду. Онлайн-банкинг, Интернет-магазины, электронные счета, платежки и чеки. Нет никакого смысла и возможности заниматься допотопными двойными, тройными бухгалтериями.

Верно, только речь о личных финансах. Которые тоже прозрачны, однако нет желания регулярно исповедоваться о семейных тратах перед каким-то мобильным приложением или сайтом. Все знают, как волшебно совпадает шквал звонков от спамеров с любым публичным действием. Достаточно открыть ИП, счет в банке или получить свидетельство о смерти родственника, чтобы внезапно очутиться в центре нездорового внимания от всевозможных барыг и жучков.

Кроме того, онлайн-сервисы и даже коробочный софт в последнее время очень любят обновляться. В интересах и по многочисленным просьбам трудящихся, безусловно. И все же неприятно заметить, как тщательно настроенный рубрикатор слетел в новой версии. Какие-то функции и выгрузки стали вовсе недоступны. Другие теперь платные. А данные за такой-то период… какие данные? Их нет. Потеряться не могли, вы наверное сами чего-то не туда записали. Пользователи же такие бестолковые. Вот вам мультяшный ролик с экскурсией по новым возможностям системы.

В связи с чем мой вывод — автоматика это хорошо, но не по собственным и тем более личным данным. Учет вести нужно, планировать тоже. И кстати, как раз чуть более серьезное отношение к вопросу возвращает от всех новомодных чудес к простым электронным таблицам.

Разработчики IT-решений презрительно морщатся. Фи, таблицы! Это хрестоматийный пример днища в любой солидной презентации. Но у вас же нет филиалов и сотен или тысяч сотрудников в личном файле. Кроме того, кто говорит о функциональности? Возможно, я отстал от жизни, и уже есть готовые сервисы, в которых легко вести:

- Произвольное количество счетов в разных валютах с пересчетом в одну для удобства (по текущему рыночному курсу).

- Мультивалютный учет, желательно непрерывно, чтобы была видна динамика.

- Реальную инфляцию, как и оценку ликвидной стоимости активов.

- Дебиторские задолженности (они ведь тоже есть у «физиков»).

- Плановые регулярные и единичные платежи, сведение денежного потока по календарю без кассовых разрывов.

То есть чисто бизнесовые вроде задачи, только на уровне семейного бюджета. Добавляем сценарии, хотя бы вилкой из трех вариантов, в диапазоне от ужаса до мечты. Еще несколько хотелок — и вот уже готово ТЗ под серьезную 1С-конфигурацию или SAP.

Тем не менее все легко решается в простых таблицах за несколько вечеров. А потом сколько угодно раз меняется по ситуации. Информация никуда не сливается, всегда под рукой без ограничений и лимитов.

Личная CRM

Что еще учитывать, помимо денег? Относительно недавно была яркая история о даме, которая вела полноценный кадровый учет своих ухажеров и образцово «по воронке» вышла на замужество. Причем там был весь букет, от промо-кампании с наливом целевого трафика. Далее собеседования, чуть не тестовые задания. И хеппи-энд со счастливым соискателем.

Почему бы и нет. Любой, кто вместо ленивого статуса «В активном поиске» ходил на несколько свиданий в неделю согласится — общего с трудоустройством тут хоть отбавляй. Можно положиться на удачу, ну или повышать шансы «по науке».

Только наше общение не ограничивается романтикой. У каждого сотни знакомых с разных мест работы, проектов, совместных походов, семинаров и т.д. С годами забываются даже имена, не говоря о подробностях, вкусах, симпатиях и антипатиях. А еще есть врачи, сантехники, репетиторы, десятки других специалистов со своими условиями и координатами. У каждого дни рождения, важные личные даты. Кто-то веган, аллергик. Эти оскорбляются на определенные ключевые слова.

Почему бы просто не записывать все это! Хотя бы не придется наступать на одинаковые «грабли» с одними и теми же персонажами. Теги, категории по важности, географии, совместные интересы, общие знакомые. Опять же, все легко помещается в таблицу.

Медийный план

Блогеры в курсе, но если трезво (и слегка цинично) смотреть на вещи — тоже универсальная методика.

Можно планировать свое общение, оставляя «окна» даже на переписку в мессенджере. Потому что некрасиво спросить у человека как дела, а через пару минут признаться, что тебе некогда его слушать и правильным ответом было «Все отлично, как сам, давай пока» (еще на полгодика или больше).

Поддержание знакомств требует ресурсов. Если не распределять их осознанно, через пару лет можно остаться со списком контактов из трех имен. И тогда уже неважно, сколько томов в личной CRM. Что тоже хорошо проецируется на бизнес.

Еще одна грань общения — публичность. Она просто необходима, причем уже независимо от профессии, статуса, планов. При любых минимальных амбициях нужно «светиться». Писать статьи, давать интервью. Вести соцсети.

Что означает пиарную политику, тематические планы, списки площадок и их условий, прикидки по времени, деньгам. Пусть тезисно, но хоть как-то надо записывать.

Записная книжка

Гениальные идеи, подслушанные инсайты, адреса, номера, цены, расписания — все имеет смысл записывать. И не навалом, в «Новую папку», «Новую папку 1», хаотично пересекающимися файлами, россыпью закладок в браузере. А по единой сквозной структуре, с понятным вам рубрикатором.

Чтобы быстро и однозначно находить нужный раздел, организацию, человека. Легко добавлять новые данные, актуализировать прежние.

Кстати о датах. Лучше указывать их для всех записей, а не только там, где сроки кажутся важными. Так будет проще определить, какая информация более свежая. А главное — как часто она используется, и происходит ли это вообще.

Основная проблема с информацией в том, что она лежит мертвым грузом. Кроме того, мы плохо ее усваиваем. Глотаем целиком, не пережевывая. Между тем, книги удобно конспектировать, лекции тоже, по каждой встрече или созвону стоит делать тезисные резюме. Всего несколько строчек помогут сохранить смысл того, на что вы уже потратили свое время.

Не так важно, где именно вести записи. Есть сторонники онлайн-сервисов, и они становятся все лучше. Старая школа держится за таблицы, блокноты в текстовом формате. Это уже детали. Главное:

- Записывать

- Перечитывать

- Использовать

Иначе вместо личной базы знаний придется довольствоваться отрывочными сведениями и почти случайно запомнившимися данными. Чего даже для конкуренции с более организованными людьми очевидно недостаточно. Не говоря о грядущей битве с машинами.

Согласитесь, будет странно и неприятно меньше знать о собственной жизни, чем обслуживающие вас роботы. А мы ведь движемся именно к такой сингулярности, а частично уже в ней.