25 идей, как улучшить личную продуктивность - «Бизнес»

Подборка полезных практик, с помощью которых вы сможете эффективнее использовать собственные ресурсы для достижения лучших результатов в работе.

Один мудрый человек в черной водолазке сказал, что работать нужно не 12 часов, а головой. «Работа головой» – это поиск подходящих практик, которые усилят вас как профессионала. Их можно синтезировать из идей, собранных в три группы: организация рабочего процесса, корректировка нагрузки и забота о себе.

Фокусировка, планирование, приоритеты

1. Ставьте ясные цели. Определите конкретные и измеримые цели, которых необходимо достичь, можно использовать SMART-методику. Вместо общих формулировок ставьте четкие задачи с несколькими критериями: время (длительность/частота/дедлайны), ресурсы, ожидаемые результаты, на что повлияет... Такая формулировка приближает вас к достижению цели, ведь у нее есть конкретные очертания, и вы как будто уже сделали 10-15% работы.

2. Дробите задачи. По сути, каждая задача в работе – кусочек большого пазла. Например, создание нового продукта состоит из исследования рынка, разработки дизайна, прототипа и прочего. Придерживайтесь этого подхода и в повседневных задачах: разбейте большие цели на более мелкие, конкретные задачи, а если сложно взяться, разбейте еще раз.

3. Принцип 20/80. Определите 20% задач, которые приносят 80% результатов. Сосредоточьтесь на них, чтобы извлечь максимальную пользу. Или хотя бы держите в уме, что решение некоторых задач всегда важнее, это позволит держать фокус.

4. Делайте записи, списки, заметки. Любые идеи хороши, если записаны. Это помогает упорядочить мысли, найти в нужный момент важную деталь, эффективнее проводить встречи и созвоны. Можно купить 12 небольших блокнотов на год и пользоваться новым каждый месяц, так сформируется картотека записей.

5. Планируйте на день вперед. По вечерам составляйте список задач на завтра. Такой подход помогает начать день с четким планом и не тратить утреннюю продуктивность на разбор задач. Именно так опытные менеджеры «готовят» свой день: составляют списки, пишут цели, планируют звонки, встречи, что будут есть, когда спать, какую одежду носить, маршруты путешествий, время для физических упражнений, семьи и друзей.

6. Подкрепляйтесь мотивацией. Празднуйте свои достижения, помните свои долгосрочные цели, стройте новые планы, покупайте себе приятные ништяки и хвалите за успешную работу. Вдохновляйтесь работами своих коллег и конкурентов, потребляйте мотивирующий контент.

7. Определите свое эффективное время. У каждого человека есть часть дня, когда работается эффективнее всего. Кто-то делает задачи качественно и быстро до обеда, кто-то глубоким вечером. Распределите самые важные и сложные задачи на это время.

8. Используйте технологии. Выберите несколько подходящих сервисов, чтобы не распыляться. Голосовые помощники поставят вам напоминалку, AI-сервисы могут собирать информацию, делать конспекты статей и видео, транскрибировать аудио и автоматизировать другие ежедневные задачи. Ставьте таймеры для работы, включайте режим концентрации на смартфоне, чтобы не отвлекаться на уведомления. Вести задачи, записи и заниматься планированием можно в таск-трекере.

9. Раскладывайте задачи по Матрице Эйзенхауэра. Если у вас есть готовый список задач, то нужно решить, за какую браться в первую очередь и сколько времени уделить. Каждую задачу следует оценить по двум параметрам: важность и срочность. Важность – насколько выполнение задачи способствует достижению ваших долгосрочных целей и успеху. Срочность – что из этого «горит». Так выйдет 4 группы задач (важные и срочные, важные и несрочные, неважные, но срочные, неважные и несрочные). Важность выше срочности, но можно интерпретировать эту матрицу для себя и просто использовать для визуализации скопа задач. Срочные и неважные задачи обычно советуют делегировать, а несрочные и неважные забыть. Но, думаю, если эти задачи у вас в списке, то они тоже нужны, там может быть налаживание связей, чтение профлитературы, курсы... Просто на них можно выделить меньше времени и отложить. Пересматривайте матрицу регулярно, ведь приоритеты меняются.

10. Используйте метод Pomodoro. Классика тайм-менеджмента: работайте по 25 минут, затем делайте пятиминутный перерыв. Это позволяет поддерживать концентрацию и снижает усталость. Полезно ставить таймеры, чтобы не давать себе выходить за рамки. Сделать это можно, к примеру, в расширении для Google Chrome, а время работы и отдыха подстроить под себя.

11. Используйте тайм-блоки. Разделите все рабочее время на блоки и придерживайтесь этого графика. Пусть там будет все: пятиминутки отдыха, время на почту и соцсети, так не останется неучтенного времени. Фразы «а что, уже пять часов?» исчезнут, а эффективность подтянется.

12. Придерживайтесь принципа двух минут. Если задача может быть выполнена за две минуты или менее, сделайте ее немедленно. Это может быть ответ на короткое письмо или заметка.

Распределение нагрузки

13. Делегируйте. «Лучше сделаю сам» – тупиковый путь. Передавать задачи сложно и рискованно, но если выстроить этот процесс, менеджер сэкономит огромное количество времени и усилий.

14. Избегайте многозадачности. Браться за все и делать всего понемногу – это иллюзия продуктивности. На самом деле, полезнее организовать последовательность. Завершите одну задачу, затем переходите к следующей. Но не перегибайте: гиперфиксация делу скорее повредит, а пара задач, между которыми можно переключаться – вполне оптимальный вариант.

15. Ставьте напоминания о редких или рутинных задачах. Не тратьте ресурсы мозга на удержание информации о маловажных событиях и датах. Создайте напоминания в календаре, сделайте их повторными или разовыми.

16. Установите границы. Разделите рабочее время и время отдыха, чтобы избегать переутомления. Особенно это важно для руководителей, ведь ресурсы тратятся не только на работу и планирование, но и на коммуникацию, а это истощает сильнее. Обсудите с коллегами, когда вы будете отвечать на рабочие сообщения, а когда точно нет.

17. Говорите «нет». Выбирайте задачи, которые действительно соответствуют вашим обязанностям и целям. Умение говорить «нет» позволяет не брать лишнего, даже если вы в итоге передадите задачу, вы уже потратили на нее свое время. «Да» легко говорить, зато «нет» позволяет сосредоточиться и защитить свои приоритеты.

18. Развивайте навыки. Профессионалу легче ездить на велосипеде, хотя он вкладывает в это не меньше сил, чем новичок. Дело в навыках и опыте. Чтобы делать свою работу легче и быстрее, нужно постоянно учиться. Инвестируйте в свой личный и профессиональный рост. Чем больше навыков и знаний, тем эффективнее вы будете работать. Тайм-менеджмент, коммуникация, хард-скиллы, языки – так лучшие лидеры справляются с огромной нагрузкой.

Забота о себе

19. Иногда ничего не делайте. Могу поспорить, вы с трудом вспомните моменты, когда в последний раз совсем ничего не делали. Спать, читать, смотреть кино и сидеть в соцсетях – тоже занятия, а вот совершенно ничего? Даже в нерабочее время многие чувствуют себя обязанными делать что-то продуктивное. Исследователи считают, что человеку важно иногда находиться без экрана, книги или подкаста, без «постоянной когнитивной активности». В такие моменты мы активируем режим по умолчанию, что позволяет придумывать новое, осмысливать себя, свою жизнь. Выделяйте хотя бы 10 минут в день без когнитивной нагрузки: смотреть в окно, ехать в метро, разглядывать потолок. Можно с легкой музыкой, если совсем скучно. Важно: не стоит вымучивать такое состояние, «делайте ничего» когда получается.

20. Находитесь в тишине. Непрерывный звуковой фон усиливает стресс, ухудшает общее состояние организма и сокращает продолжительность жизни. Время от времени дайте себе побыть в тишине.

21. Уделяйте внимание физическому и психологическому состоянию. Регулярный сон, здоровое питание и физическая активность поддерживают продуктивность лучше любых тренингов. У всех разная физиология, поэтому постарайтесь определить самостоятельно (или со специалистом), сколько вам нужно сна, чего не хватает организму, в порядке ли ваше эмоциональное состояние.

22. Берегите глаза. «20/20/20» – каждые 20 минут смотрите на объект, находящийся на расстоянии 20 метров, в течение 20 секунд, чтобы снизить напряжение. Делайте гимнастику для глаз.

23. Отдыхайте. Повысить личную эффективность помогают перерывы, вовремя использованный отпуск, умение «отключаться» от задач. Менеджеры, которые не живут работой, обычно более успешны, чем управленцы, которые трудятся без остановки, питаются кофеином, никотином и фаст-фудом, чтобы все успеть.

24. Готовьте ужин дома. Такое занятие позволяет отключить мозг от работы, сосредоточиться на чем-то тактильном, разнообразить свой отдых. Своего рода творчество, вместо вечерней сессии скроллинга ленты.

25. Найдите групповое хобби. Коллекционировать марки, конечно, весело, но полезнее проводить время с людьми, которые разделяют ваши интересы. Это может быть спортивный клуб, йога, музыка, интеллектуальные игры, благотворительность, походы и путешествия. Участие в этих группах переводит вас из «делового режима» в более расслабленное состояние, связывает с людьми, которые не имеют ничего общего с вашей профессией. Такое хобби обогатит ваш опыт, даст более здоровый баланс между работой и личной жизнью.

*****

Конечно, для эффективной работы нужны труд, ум, талант и опыт. Но в определенный момент эти качества достигают своего лимита, и многие профессионалы сравниваются в уровне. Здесь и нужны практики, дающие небольшие преимущества, чтобы умножить ваши основные результаты. Именно так лучшие менеджеры оказываются на шаг впереди и добиваются большего успеха.