5 советов по тайм-менеджменту: как успевать больше - «Бизнес»

Бизнес-тренер по менеджменту и личной эффективности Антонина Лебединская рассказала, как построить свой день, чтобы больше успевать и быть довольным собой.

Проблема: я стараюсь успевать всё, но у меня не получается.

Совет: признать, что вы не можете успеть всё. В сутках 24 часа, в неделе семь дней — время ограничено. Желания безграничны, а современный мир даёт столько возможностей, что для реализации половины из них потребовалось бы несколько жизней. Что всё это означает? Что нужно выбирать. Вы и выбираете, как прожить свой день.

Пример: утром вы подходите к столу для настольного тенниса. У вас в руке ракетка. И есть план — отбить несколько конкретных мячей. Но вдруг, как по сигналу, в вас начинает лететь множество мячей. Вы пытаетесь отбивать их, но их очень много, и они летят в вас. Некоторые вы отбиваете, некоторые пролетают мимо, некоторые бьют в лоб. А затем вдруг поток мячей прекращается — это полночь, день закончился.

Мячи — это задачи, которыми нас забрасывают каждый день. Главный вопрос — успели ли вы в этой суматохе отбить те мячи, которые были для вас важны? В ситуации потока мячей выбирать сложно, легко ошибиться. Поэтому важно контролировать поток задач и своё время и уметь правильно расставлять приоритеты.

Проблема: задач много, выбирать из них сложно, часто возникают накладки и нарушения сроков.

Совет: делать выбор до начала дня. Лучшее время для планирования на завтра — сегодня вечером. В пятницу вы можете спланировать следующую неделю. Есть интересная особенность в нашем мышлении: мы принимаем более рациональные решения заранее. Находясь в моменте, мы выбираем пути наименьшего сопротивления и наибольшего удовольствия, вредные пути.

Пример: если вы утром решаете, как начать день, вы выберете что-нибудь приятное и лёгкое и, скорее всего, неполезное. Вероятность полезного утра в этом случае крайне мала. Если вечером спланировать, расписать последовательность действий, то утром вам останется просто последовательно выполнить всё, что вы себе приготовили. Вероятность того, что утро вы проведёте продуктивно, возрастает. Если вы хотите принять рациональное решение и спланировать «правильный» день, планировать его нужно вечером, до начала дня.

Проблема: в течение дня возникает масса новых дел, и весь план рассыпается, я не дохожу даже до середины списка задач на день.

Совет: управляйте списком задач в течение дня. Вечером вы составили список дел, определили их последовательность, проставили примерное время начала выполнения каждой задачи. Утром вы просто выполняете план, а при возникновении новых задач:

- Определяете, сколько времени необходимо на её выполнение. Если две-три минуты, то такие короткие задачки обычно проще выполнить сразу, чем куда-то их записывать, а потом к ним возвращаться.

- Оцениваете важность и срочность новой задачи, насколько она важнее задач в вашем списке. Допустим, она важнее, чем задача 7, но менее важна, чем задача 6. Значит, стоит внести её в список на место 7, все последующие задачи при этом смещаются на один пункт.

- Смотрите на время выполнения и сообщаете тому, кто принёс вам задачу, когда вы ожидаете к ней приступить или закончить её. Если вы не знаете, что важнее, то полезно спросить у руководителя или заказчика, как вам расставлять приоритеты в подобных ситуациях. Они платят за ваше время, и они определяют, что делать в первую очередь в подобных ситуациях.

Пример: вы вечером составили список дел, определили их последовательность, проставили напротив каждой задачи время. Утром, глядя на список, вы можете видеть, что до пункта 4 вы доберётесь около 14:00, а до пункта 9 — только завтра. Уже легче: вы видите, что реально успеть, а что вы точно не успеете сегодня. Ваше представление стало более реалистичным. Это хорошо для вашего эмоционального состояния. Люди часто переживают, что не успели что-то, и переживают меньше, если видят, что какие-то вещи невозможно было успеть по объективным причинам, в этом нет их вины.

Проблема: работая за компьютером, я всё время отвлекаюсь на постороннюю информацию в интернете.

Совет: используйте приложения для концентрации внимания и избавьтесь от беспорядка на рабочем месте и шума.

Примеры эффективных приложений:

«Помидор» — это приложение, которое запускает таймер на 25 минут. В течение этого времени вы не отвлекаетесь и работаете над задачей. Вы отвлечётесь и отдохнёте, когда таймер обнулится. После перерыва вы запускаете новый таймер. Очень легко уговорить себя сконцентрироваться и не отвлекаться всего 25 минут. Если вам этого мало или много, вы можете установить собственный отрезок времени. Также некоторые приложения предлагают блокировать уведомления в смартфоне, чтобы они не отвлекали вас от дел.

Evernote или Google keep и другие приложения типа «отложить» — их необходимо установить в виде плагина в вашем браузере. Польза их в том, что когда вы поймали себя на том, что отвлеклись на что-то в интернете, вы сразу останавливаете себя, нажимаете прямо в браузере на значок этого приложения, и страница сохраняется, чтобы вы могли вернуться к ней и дочитать. Вы можете остановиться, вернуться к работе, а затем, когда посчитаете уместным, вернётесь и дочитаете. Это контролируемые отвлечения, но чтобы это работало, вам нужно выделить законное время, когда можно это дочитывать и досматривать. Если такого времени нет, вы продолжите отвлекаться и тратить время, отведённое на выполнение основных задач.

- Также концентрация внимания и продуктивность будут выше, если вы организуете яркое холодное освещение рабочего места.

- Чистый рабочий стол с минимальным количеством предметов на нём также улучшает ситуацию.

- Музыка в большинстве случаев влияет на концентрацию внимания негативно. Она может создавать бодрый позитивный настрой, но одновременно повысит количество ошибок и снизит эффективность.

Проблема: я пытаюсь оптимизировать свой день, но интуитивно, и не всегда доволен результатом.

Совет: используйте для управления временем фишки профессионалов в области тайм-менеджмента.

1. Группировка задач

Задачи лучше группировать по типу деятельности или людям, с которыми они связаны. На переключение между задачами уходит время, а на переключение между разноплановыми задачами и несколькими людьми времени уходит больше. Поэтому иногда полезно не тратить время на переключение, а группировать задачи.

Примеры: если у вас есть задача написать несколько писем, часто имеет смысл писать их подряд. Если нужно сделать несколько договоров — сделайте и их подряд, несколько однотипных звонков — также лучше подряд. Если группировать задачи по человеку, делать это можно так. Например, есть Мария, вы с ней периодически что-то согласовываете, обсуждаете. Появилась информация для Марии — не звоним и не пишем сразу, если это не срочно. Появляется ещё один вопрос к Марии — записываем в список «вопросы к Марии» и откладываем. Появляется вопрос, который нужно задать срочно, — обращаемся к Марии и решаем за один раз все три вопроса. Результат: мы сберегли своё и её время.

2. Часы приёма

Чтобы защитить своё время, можно оповестить всех людей, с которыми взаимодействуете, о том, что у вас есть предпочтительное время для коммуникации. Например, при несрочных вопросах к вам лучше обращаться с 14:00 до 16:00. Конечно, кто-то продолжит вам звонить и приходить когда хочет, но будут и те, кто учтут ваше сообщение, и вам станет легче. Вы также можете на все входящие вопросы отвечать, что «прочтёте после 14:00» или «перезвоните после 14:00» и т. д. Со временем взаимодействие станет комфортнее.

3. Энергозатратные и неприятные дела

Когда какая-то задача воспринимается как неприятная или эмоционально затратная, или для её решения нужно быть в максимально собранном состоянии, мы такие задачи откладываем. А потом до них доходит очередь… А нет, не доходит до них очередь. Мы их откладываем на завтра, а утром снова откладываем и т. д. Чтобы прервать этот круг откладываний, нужно вписать такую задачу первой в план на завтра. И утром не делать ничего, пока не выполните эту задачу. Будет очень приятно, что ещё утро, а ты уже сделал всё самое страшное и сложное, ты горд собой, испытываешь лёгкость и можешь счастливо прожить этот день.

Выводы

- Сегодня вечером составляете пошаговый план на завтра. В нём на первое место вписываете задачи с риском быть отложенными, затем — важные задачи, по возможности группируя их.

- Утром вы не думаете, что делать. Вы просто исполняете то, что написали себе вчера.

- Чтобы сконцентрироваться, вы ставите себе таймер помидора.

- Если отвлеклись на страницу в интернете, сохраняете её с помощью плагина и возвращаетесь к списку задач. Когда будет законный перерыв — дочитаете.

- Когда появляется новая задача, вносите её в список задач между уже написанными пунктами в соответствии с важностью.

- Отмечаете выполненные задачи в списке дел, чтобы подчеркнуть свои успехи.

- В конце дня увидите, как много важных вещей вы успели. Да, всё успеть невозможно, но вы сделали выбор, придерживались его в течение дня и можете собой гордиться!