Электронный документооборот: зачем он нужен бизнесу, и как на него перейти - «Бизнес»

Мария Брагина
Источник: E-xecutive.ru

Каким компаниям электронный документооборот необходим уже сейчас? И что нужно, чтобы перейти на ЭДО?

Все более востребованным и популярным у бизнеса становится электронный документооборот (ЭДО). Связано это с тем, что ритм жизни ускоряется постоянно, и бизнес в этом плане – инициатор ускорения. Именно в бизнесе особенно ценны скорость и безошибочность в передаче информации. Бизнес находится в постоянном поиске решений для экономии своих средств – как материальных, так и временных. И переход на ЭДО – один из самых эффективных способов сэкономить материальные и временные издержки компании.

С этой статье мы разберем, что такое ЭДО, какие виды ЭДО бывают, поговорим о его преимуществах и приведем примеры, как обмен документами в электронном виде поможет бизнесу сэкономить.

Что такое ЭДО

Термин «электронный документооборот» или ЭДО можно трактовать по-разному. Но глобально ЭДО – это работа с информацией в электронном виде вместо привычных нам бумажных носителей. То есть все документы изначально создаются и хранятся в электронном виде, передаются через специальное программное обеспечение, подписываются электронной подписью и имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Созданные таким образом документы не нужно распечатывать, отправлять курьерами и подшивать в папки «по старинке».

Виды ЭДО

Проще всего условно разделить ЭДО по направлениям обмена.

- Очень востребованное направление – B2G (обмен с госорганами). Более привычно назвать это направление сдачей отчетности. Некоторые виды кадровой, налоговой и прочей отчетности принимаются только в электронной форме. Сюда входит отправка налоговых деклараций, например. Этот вид ЭДО существует уже более десяти лет, и уже мало кто из организаций представляет, как отправлять декларации в бумажном виде.

- Второе направление – B2B – обмен документами с контрагентами. Например, обмен первичными бухгалтерскими документами, счетами-фактурами, универсальными передаточными документами.

Преимущества ЭДО

Разберем на простом примере те преимущества, которые получает компания, отказавшаяся от документооборота на бумаге.

Предположим, что существует компания А, которая находится в Москве и компания Б, которая расположена во Владивостоке. В первую очередь компания А столкнется с временными издержками, ведь простая корреспонденция во Владивосток может идти до пяти недель! Конечно, процесс можно ускорить, отправив документы экспресс-доставкой, но это дополнительные траты. Также в документах могут быть ошибки, которые нужно будет исправлять, а это дополнительные циклы обмена, что, опять же, влечет за собой финансовые и временные затраты. С ЭДО же отправка и получение документов занимает несколько минут, если даже не секунд! Найденные ошибки легко исправить, и вы не потеряете от этого много времени.

В последнее время стало крайне актуальным еще одно преимущество ЭДО – его безбумажность. Как мы все знаем, в марте страна столкнулась с подорожанием офисной бумаги. Обмен бумажными носителями стал довольно дорогим удовольствием, так как цена пачки бумаги формата А4 достигала 1750 р. Подорожали принтеры, тонер и прочие расходники. С ЭДО никакой бумаги и распечатки документов не требуется в принципе.

На этом плюсы ЭДО не заканчиваются. Вернемся к вопросу временных издержек. Допустим, наши компании А и Б находятся не в разных концах страны, а пределах одного города. Но документооборот все равно идет медленно. Почему? Все очень просто. Каждый хоть раз сталкивался с ситуацией, когда один документ «ходит» между отделами – здесь согласовали, а тут отправили на доработку, надо переписать, согласовать заново с теми и этими, а тем временем кто-то ушел в отпуск и нужно дожидаться его. И этот документ кочует из отдела в отдел, на каком-то этапе может еще и затеряться среди других. Или застревает необъяснимым образом на одном из этапов и в итоге процесс затягивается на недели.

В противовес этому – прозрачная и ясная цепочка согласований в электронном документообороте. Видно, на каком этапе находится подписание документа, кто его еще должен изучить и согласовать, какие есть правки. Не нужно ничего распечатывать, носить между этажами, офисами и секретарями. Нет риска, что документ потеряется.

Ну и наконец, не стоит забывать про вопрос хранения документов. Это касается всех без исключения организаций, но, конечно, особенно актуальна эта проблема для крупных компаний - аренда помещений, зарплаты сотрудников, риск утраты документов и так далее. И даже в идеальном случае ведения архива срочные изыскания нужного документа займут какое-то время.

В то же время ЭДО позволяет поднять из электронного архива нужный документ за считанные секунды, без риска утраты или компрометации. Электронный документ будет принят в случае любой проверки, в том числе и налоговой, так как имеет одинаковую юридическую значимость с бумажным оригиналом.

Подытожить плюсы ЭДО можно на примере онлайн-сервиса «Такском-Файлер»:

- Бесплатное получение входящих документов;

- Удобная подготовка документов и быстрый поиск в электронном архиве;

- Зашифрованный канал связи исключает перехват документа;

- Отсутствие ошибок ручного ввода и проверка формата перед отправкой;

- Отправка документов поштучно или пакетом;

- Неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.

Кому необходим ЭДО уже сейчас

Сейчас существует целая программа ФНС России по плавному переводу всех организаций на использование ЭДО. Здесь стоит понимать, что так же, как и в рамках отчётности был такой период, когда обязательной стала электронная отправка деклараций по НДС. К 2024 году налоговая планирует перевести большую часть организаций на ЭДО.

Для ряда направлений ЭДО обязателен уже сейчас. Например, организациям и ИП, работающим с прослеживаемыми импортными товарами и маркированной продукцией (продающим лекарственные препараты, шины, сигареты, молоко, воду и т.д.). Перечень товаров, подлежащих маркировке, широк уже сейчас. Те организации, которые занимаются поставками или дальнейшей продажей этих товаров конечному покупателю не могут отправить свой товар в какую-то розничную точку, а розничная точка не может принять этот товар пока не утвердит документы, и они должны быть в электронном виде.

Все решения компании «Такском» для ЭДО поддерживают работу с маркируемыми товарами. С ними вы без труда сможете обмениваться электронными УПД по товарам, подлежащим обязательной маркировке, при этом сведения о товарах будут передаваться в систему маркировки «Честный ЗНАК».

Без ЭДО не получится работать с некоторыми площадками для тендеров. Крупные маркетплейсы в большинстве своем также требуют от продавцов ЭДО. Без него не получится начать торговлю на странице своего магазина.

Также если в компании больше 10 сотрудников, ЭДО понадобится для отправки отчётности в ПФР и ФСС. Таково требование закона и его обязаны соблюдать компании уже сейчас.

Почему бизнес переходит на ЭДО

Помимо тех компаний, которые и так обязаны применять ЭДО, на него переходят и другие организации. Для чего это делается? В первую очередь для того, чтобы разгрузить сотрудников, то есть, избавить их от бумажной волокиты, чтобы менеджеры, которые занимаются продажами, занимались продажами, а не сбором документов.

Или, например, ситуация, когда нужно вернуть документы после отгрузки товара. Допустим, одна организация продает другой автомобильные запчасти. Отправляет достаточно большой документ, с множеством номенклатурных позиций. Продавец отгружает это все, то есть, в процессе отгрузки формируются документы из учетной системы продавца. Что происходит потом? Товар приезжает к покупателю и бухгалтерия, или сотрудники, которые работают на складе, берут документ и начинают руками вбивать в свою учётную систему. В случае, если документ электронный – это сделать можно на порядок быстрее. И, что важно, не допустить ошибок, которые возможны при ручном вводе. Если это документ с НДС, то это до начисления НДС – это ошибки, это дополнительные сверки, это дополнительное время.

Все это в целом – экономия времени компании, а, следовательно, дополнительная экономия денег. Сейчас на рынке много предложений по переводу бизнеса на ЭДО, и каждая компания может выбрать тот сервис для ЭДО, который будет ей наиболее удобен.

Компания «Такском» предлагает несколько решений для ЭДО на выбор:

1. Веб-сервис «Такском-Файлер», работающий прямо из браузера;

2. Сервис, встраиваемый в программу 1С;

3. Интеграция с собственной учетной системой заказчика.

Некоторые операторы ЭДО, компания «Такском» в том числе, являются еще и удостоверяющими центрами и выпускают усиленные квалифицированные ЭП, потому что имеют аккредитацию ФНС.

Что нужно, чтобы перейти на ЭДО

Переход компании на ЭДО осуществляется в несколько этапов.

Подготовительный этап – это анализ бизнес-процессов компании, связанных с документооборотом и формирование перечня документов, предназначенных для перевода в электронный формат.

Следующий этап – это определение круга лиц, уполномоченных подписывать документы. Заметим, что для подписания электронного документа требуется электронная подпись (ЭП), которая является основным инструментом обеспечения юридической значимости электронного документооборота.

Основным видом электронной подписи, позволяющим достоверно, без дополнительных организационных мер, установить авторство электронного документа, подтвердить его целостность и неотказуемость от факта подписания электронного документа, является усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Для того, чтобы использовать электронную подпись, вам потребуется носитель (USB-токен) и специальная программа для криптографической защиты.

Наконец, чтобы получить максимальную эффективность от внедрения ЭДО, необходимо проконтролировать, подключены ли к электронному документообороту все контрагенты компании, если нет, нужно отправить им приглашения.