Кадровый электронный документооборот: последние новости - «Бизнес»

Два важных момента: как внутренней информационной системе взаимодействовать с «Госуслугами», и как оформлять документы для КЭДО.

С конца 2021 года многие компании внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО). Но поскольку данный процесс является новым, правила постепенно дополняются. Кроме того, отдельные положения Трудового кодекса в отношении КЭДО вступили в силу только в 2022 году. В статье расскажем о том, на какие последние документы надо обратить внимание работодателям.

Взаимодействие внутренней информационной системы с «Госуслугами»

Трудовой кодекс предлагает два варианта организации электронного кадрового документооборота:

1. Компании могут использовать цифровую платформу «Работа в России». Это государственная информационная система, с помощью которой компании могут вести КЭДО, а именно, создавать, подписывать и хранить электронные документы, обмениваться ими с работниками и соискателями. Здесь работодателю самостоятельно разрабатывать ничего не нужно, он пользуется предоставленным функционалом. Но и доработать систему «под себя» он также не может. Правила функционирования платформы «Работа в России» утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 N 867.

2. Работодатель может разработать собственную информационную систему. Разработать информационную систему компания может самостоятельно или обратиться за помощью к внешним исполнителям. Все расходы по созданию информационной системы, ее использованию несет работодатель (ч. 9 ст. 22.1 ТК РФ).

Правительство РФ утвердило правила взаимодействия информационной системы работодателя с порталом «Госуслуги» (Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192). Отметим, что из формулировок ч. 6 ст. 22.1 ТК РФ не следует однозначного вывода о том, что система работодателя в обязательном порядке должна взаимодействовать с порталом «Госуслуги».

Между тем, Роструд придерживается следующей позиции: те работодатели, которые перешли на КЭДО и используют собственную информационную систему, должны обеспечить взаимодействие своих систем КЭДО с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (письмо Роструда от 01.08.2022 № ПГ/19773-6-1).

Поэтому, если вы создаете собственную информационную систему (ИС), на этапе разработки предусмотрите возможность ее взаимодействия с системой «Госуслуги».

Отметим, что такой вариант будет даже удобен работодателям, поскольку он позволит обмениваться электронными документами с соискателями. Ведь до того момента, как будет заключен трудовой договор, работник не получит доступ во внутреннюю информационную систему работодателя. Взаимодействие с Госуслугами дает возможность соискателям направлять заявления и иные документы будущему работодателю в электронном виде.

Кроме того, работники после увольнения также теряют доступ к внутренней информационной системе работодателя. Но он сможет получить необходимые документы в электронной форме в своем личном кабинете на портале «Госуслуги».

Чтобы иметь возможность такого взаимодействия, работодатель также регистрирует на портале «Госуслуги» личный кабинет, через который интегрирован с внутренней информационной системой работодателя.

Требования к форматам электронных документов

Электронные документы, используемые в системе кадрового электронного документооборота, должны оформляться с учетом единых требований, установленных к составу и форматам электронных документов. Данное условие установлено ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ. Но надо учитывать, что данное положение вступает в силу с 1 марта 2023 года.

Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе утверждены Приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Данный документ также начнет применяться с 1 марта 2023 года.

До этого срока требования к составу и форматам электронных документов отсутствуют, между тем в целях унификации уже сейчас вы можете руководствоваться требованиями, установленными Приказом № 578н.

Итак, основная часть электронного документа должна создаваться в формате PDF/A-1. Если к основной части электронного документа создаются файлы приложений, они составляются в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.

Также в Приказе № 548н приводится перечень структурных элементов описания электронного документа.